As empresas são submetidas a legislações rigorosas que devem ser cumpridas integralmente em diferentes âmbitos e aspectos. Por isso, as ferramentas para garantir a integridade na organização são tão necessárias. Um exemplo disso são as investigações internas em caso de recebimento de denúncias na empresa. Qualquer negócio está sujeito a riscos de compliance, como fraudes, corrupção e comportamentos antiéticos dos colaboradores e gestores. E, neste contexto de prevenção, a investigação se faz tão importante para manter a transparência e integridade nas organizações.
Para tanto, é fundamental contar com um canal de denúncias bem estruturado, que serve como um instrumento de comunicação e uma garantia de isonomia dentro da empresa. colaboradores, fornecedores, clientes e outras partes interessadas podem ter importantes informações a serem compartilhadas a respeito de práticas antiéticas ou ainda, ilegais.
No entanto, para funcionar corretamente, é imprescindível que as investigações sejam conduzidas de maneira adequada, de modo a encontrar a melhor solução possível. Mas como proceder quando ocorre uma denúncia na empresa? Continue lendo e confira nossas dicas!
Como funcionam as investigações internas?
De fato, cada empresa pode adotar o processo de investigação interna da forma que for mais conveniente. Não existe uma regra específica para isso, apesar de haver várias recomendações de conduta, inclusive para se evitar outros problemas. Porém, boa parte das fraudes e dos atos de corrupção são investigados depois de uma denúncia na empresa.
As investigações podem ocorrer, ainda, depois de uma auditoria interna (principalmente nas áreas financeira e contábil) ou de investigações externas, por iniciativa de órgãos públicos. Nestes casos, o motivo pode variar bastante, desde uma denúncia até uma investigação vinda de problemas com concorrentes ou parceiros de negócios.
De qualquer forma, a investigação deve ser feita por profissionais (ou uma equipe) especializados, seja da própria empresa, seja terceirizada. Eles vão conduzir todas as entrevistas, levantar os documentos e todas as provas necessárias para dar o parecer sobre a situação.
Antes de tudo, devem traçar um plano de ação, com todos os passos para a condução da investigação. Nele, devem constar as hipóteses levantadas, o problema apresentado, os motivos para a instauração do processo, as pessoas envolvidas e as testemunhas a serem entrevistadas. O ideal é que seja coletado o máximo de informações para um parecer justo e adequado.
Como conduzir um processo de investigação?
Depois de feito o plano de ação, é hora de colocá-lo em prática. O processo investigativo conta com atividades de inspeção, averiguação de registros e documentos e a análise detalhada de todas as informações recolhidas. Também é importante observar bem o comportamento e as reações das partes, buscando entender todas as motivações.
Falaremos das entrevistas mais adiante, mas já podemos adiantar a necessidade de confirmar todas as informações e fatos coletados nelas. Além disso, outras práticas recomendadas para o processo de investigação interna são:
- envolver a alta administração em todas as ações;
- discutir internamente entre os gestores e os responsáveis da investigação os procedimentos para uma auditoria;
- contratar consultores independentes para auxiliar o processo e dar maior credibilidade ao processo investigativo;
- contar com o apoio técnico de outras áreas, como recursos humanos, tecnologia da informação, contabilidade, direito e finanças para a análise de informações específicas;
- conhecer todas as normas nacionais (como a Lei Anticorrupção) e internacionais que se aplicarem, uma vez que pode haver questionamentos e envolvimento de órgãos fiscalizadores;
- repassar os fatos apurados aos meios responsáveis pelas providências necessárias, encaminhando todas as provas e documentos;
- preparar o setor de comunicação interna para comunicar os fatos dentro e fora da organização, quando for o caso;
- tratar todas as informações com seriedade e profissionalismo, assegurando a confidencialidade durante todo o processo;
- criar mecanismos para evitar qualquer tipo de retaliação ao denunciante e às testemunhas;
- assegurar que o processo investigativo seja respeitado e que as medidas necessárias sejam tomadas, inclusive, buscando evitar que o problema persista.
O que fazer durante a entrevista investigativa?
De todas as etapas de uma investigação de uma denúncia na empresa, as entrevistas são as mais complicadas e delicadas. Isso porque requer imparcialidade e muito tato ao lidar com as pessoas, principalmente quando elas se encontram em situação frágil ou de desconforto. Se uma entrevista não for bem conduzida, ela pode levar a informações falsas ou parciais, que prejudicam o processo investigativo como um todo.
A seguir, separamos algumas dicas para montar boas entrevistas.
Prepare a entrevista com antecedência
Esqueça os improvisos. Uma boa entrevista precisa ser preparada bem antes, ainda que o entrevistador seja experiente e conheça bem o assunto. Pelo contrário, o ideal é se despir de qualquer pré-julgamento, mesmo que haja indícios prévios.
O planejamento também é importante para se entender quais são as testemunhas mais importantes e como conversar com cada uma delas. Isso ajuda a entender qual a melhor abordagem, o que deve ser discutido e até para se criar uma credibilidade com cada entrevistado, mesmo que imprevistos possam acontecer.
Tenha empatia
É muito normal que os entrevistados estejam nervosos e desconfortáveis com o processo, ainda que não tenham nenhuma responsabilidade no caso. Por isso, é fundamental deixá-los à vontade, sendo claro e respeitoso com as pessoas. Também é bom manter uma isenção sobre o assunto, não fazendo perguntas tendenciosas ou que busquem orientar a resposta.
Saiba interromper o entrevistado
Isso não quer dizer que a pessoa deva ficar divagando durante a entrevista. Lembre-se de que o tempo para o processo de investigação de uma denúncia na empresa precisa ser bem aproveitado. Assim, é necessário saber quando interromper o entrevistado, retomando o rumo da conversa para evitar distrações, desde que de maneira educada.
Entreviste uma pessoa por vez
O ideal é juntar versões diferentes para uma mesma história e construir uma narrativa mais condizente com os fatos, que poderão ser confirmados por documentos e outros registros. Ou seja, o melhor é ouvir uma pessoa por vez para que os entrevistados não combinem suas respostas.
Não faça entrevistas sozinho
Por outro lado, é bom contar com o apoio de um colega ou assistente durante a entrevista. Ele pode tomar notas ou mesmo prestar atenção e detalhes que possam passar despercebidos por você durante a conversa, que deve continuar sendo conduzida por apenas uma pessoa.
Por fim, outra dica fundamental é criar um programa de integridade. A Controladoria Geral da União montou uma guia para a implementação em empresas privadas, mesmo que não exista uma fórmula para isso. O mais importante é que ele dê a sustentação para que qualquer denúncia na empresa seja tratada adequadamente.
Gostou de saber como investigar denúncias na empresa? Quer saber mais sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!
